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一臺電腦或手機(jī)就可完成一次會議會后傳達(dá)，如今即時通訊系統(tǒng)就可以做到。近日，A省周省長就用即時通訊工具做了一次政務(wù)會議議后信息傳達(dá)，并取得圓滿成功。

會議的內(nèi)容主要是討論高校研究生的就業(yè)工作，參會人員主要是教育部門、人事部門、勞動和社會保障部門以及部分高校的負(fù)責(zé)人。大會上大家進(jìn)行了緊密討論和問題的探討，有許多的問題需要會議后進(jìn)行整理反饋，于是即時溝通工具由負(fù)責(zé)人將議論重點(diǎn)發(fā)起，讓相關(guān)人員回復(fù)參與。主要流程如下：

一、邀請所有與會人員到即時溝通工具的頻道里

1、邀請人員到工作空間

A省已經(jīng)購買了即時通訊軟件，由于這次的會議有一些新人員并沒有加入工作空間。這次系統(tǒng)管理員將其他人員邀請到工作空間里來，具體邀請方式見下圖。

2、創(chuàng)建參會頻道

頻道的作用相當(dāng)于群，根據(jù)不同的項(xiàng)目創(chuàng)建不同的頻道。因?yàn)檫@次的會議有一定的保密邀請，所以系統(tǒng)管理員在創(chuàng)建參會頻道時選擇的是“專用頻道”。專用頻道只有被邀請的成員才能進(jìn)入頻道，頻道內(nèi)部聊天更安全。具體創(chuàng)建方式，如下圖。

3、邀請相關(guān)人員到頻道內(nèi)

管理員將所有的參會人員全部添加到頻道中來。具體步驟見下圖。

二、會議準(zhǔn)備開始討論以及后續(xù)記錄全可查

1、討論話題直接發(fā)送給某個成員或整個團(tuán)隊(duì)，可獲得即時反饋?；貜?fù)的內(nèi)容直接在該消息下方“串聯(lián)”在一起，方便查看和統(tǒng)計(jì)。

2、消息編輯、刪除功能保障信息準(zhǔn)確性和保密性

3、消息分類更好匯總問題

使用“#+消息類別”形式發(fā)布信息，實(shí)現(xiàn)消息的分類。如點(diǎn)擊“#每周問題”，所有這類的消息被聚在一起，十分方便查閱。

政府開會是必不可少的工作途徑，以前召開一個會議人員需要從四面八方趕來。食宿費(fèi)、交通費(fèi)、場地費(fèi)等算下來也是不小的開支。通過即時溝通工具召開會議，減少了各項(xiàng)開支，將會議的成本降到最低。為提高行政效能、節(jié)約行政成本樹立了表率。

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