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作為系統(tǒng)管理人員，您在 J2L3x 中扮演著至關(guān)重要的角色，負責維護和優(yōu)化團隊的協(xié)作環(huán)境。以下是您需要了解的關(guān)鍵操作步驟，以確保團隊能夠高效地使用 J2L3x 進行協(xié)作。

一、配置工作空間

J2L3x 工作空間是一個數(shù)字化的工作環(huán)境，它允許團隊成員在 J2L3x 平臺上進行有效的協(xié)作和溝通。每個服務(wù)器下可以有多個工作空間，用戶可以根據(jù)自己的需要加入一個或多個工作空間，并在側(cè)邊欄中輕松切換。

1、創(chuàng)建 J2L3x 工作空間的步驟

第一步：注冊 J2L3x 賬戶

訪問 J2L3x 官方網(wǎng)站，下載并安裝軟件。注冊時，需要聯(lián)系客服索要邀請碼。

第二步：創(chuàng)建工作空間

登錄后，在左側(cè)“+”圖標選擇創(chuàng)建工作空間。

輸入工作空間名稱，可以包含字母、數(shù)字或符號，長度為2-15個字符。

第三步：配置工作空間

添加團隊成員：點擊“邀請成員”，批量粘貼手機號碼，將生成的邀請碼發(fā)給成員。

創(chuàng)建并自定義頻道：為不同項目或主題創(chuàng)建頻道，如“銷售部”頻道。

配置通知設(shè)置：自定義通知設(shè)置，以便在離開工作區(qū)時得到通知。

第四步：開始協(xié)作

邀請團隊成員加入工作空間。

在 J2L3x 上創(chuàng)建任務(wù)，發(fā)送消息，并與團隊成員交互。

2、如何有效利用 J2L3x 工作空間？

（1）明確工作空間的目的：在創(chuàng)建工作空間時，應(yīng)該明確其目的和使用場景，確保每個工作空間都有明確的主題和目標。

（2）合理分配成員：根據(jù)工作空間的主題和目的，合理分配成員，確保每個成員都能在適當?shù)墓ぷ骺臻g中發(fā)揮作用。

（3）利用頻道進行細分：在工作空間內(nèi)，可以創(chuàng)建不同的頻道，對討論和信息進行進一步的分類和管理。

（4）定期維護和更新：定期檢查工作空間的活躍度和相關(guān)性，及時更新和維護工作空間，確保其始終處于最佳狀態(tài)。

二、添加管理成員

系統(tǒng)管理人員可以邀請新成員加入工作空間。您可以通過手機號添加成員，管理已在服務(wù)器上擁有賬戶的成員拉入對應(yīng)的頻道。此外，您還可以啟用來賓訪問，邀請組織外部的用戶，如供應(yīng)商或客戶，加入特定的頻道。

1、 邀請成員

系統(tǒng)管理員可以主動邀請用戶加入工作空間：

步驟1:選擇頻道列表頂部的 + 按鈕。

步驟2:選擇 邀請成員。

步驟3:在 邀請人員 輸入框中，輸入受邀請人的手機號。

步驟4:選擇 邀請。

步驟5:將服務(wù)器網(wǎng)址和邀請碼發(fā)送給受邀請人。

2、管理成員：添加、管理和刪除團隊成員
在 J2L3x 中添加、管理和刪除團隊成員是一個相對直接的過程，但權(quán)限只能讓工作空間管理員或管理員來執(zhí)行。以下是具體的步驟：

（1）添加團隊成員：

1.1 邀請成員：

在 J2L3x 中，你可以通過發(fā)送邀請鏈接來添加新成員。具體步驟：（1）點擊“+”在下拉框，點擊“邀請成員”；（2）成員的聯(lián)系方式復制進去點擊邀請；（3）將彈出的服務(wù)器網(wǎng)址和邀請碼發(fā)給成員，成員注冊登錄即可。

（2）管理團隊成員：

2.1 查看成員列表：
點擊工作空間名，在下拉框中點擊“成員管理”。這里你可以查看成員的狀態(tài)、角色和他們的基本聯(lián)系方式。

2.2 設(shè)置角色和權(quán)限：

工作空間管理人員和系統(tǒng)管理員可以設(shè)置成員的角色，如成員、工作空間管理員等。

（3）刪除團隊成員

3.1 刪除成員

在頻道中，管理員可以移除成員?！俺蓡T管理”中成員名右側(cè)的下拉鍵，下拉框中選擇“從工作空間中移出”即可。

3.2 批量刪除成員：

J2L3x 官方目前沒有提供直接批量刪除成員的功能。但是，可以通過 API 方法來實現(xiàn)，但這通常需要一定的技術(shù)知識，并且可能只適用于付費團隊。 

三、設(shè)置用戶角色

J2L3x 數(shù)字工作空間系統(tǒng)賬號分為六種角色，分別是：系統(tǒng)管理員、工作空間管理員、頻道管理員、成員、來賓、停用賬號。其中系統(tǒng)管理員的權(quán)限最大，除了全開的權(quán)限外還可進行系統(tǒng)集成。具體的角色權(quán)限如下：

角色一：停用賬號

J2L3x 系統(tǒng)不會刪除賬號，若是公司員工離職，系統(tǒng)管理員可將這個賬號停用，那么該用戶將無法使用這個賬號。

角色二：來賓

來賓作為外部協(xié)作人員，受限較多。目前來賓只開通管理消息的功能，主要包括以下幾個：

1、編輯自己的消息。來賓可編輯自己的消息。

2、消息互動。來賓可添加和刪除消息的互動。比如在消息下方添加個抱拳的手勢，或是將抱拳的手勢刪除。

3、頻道提及。可使用@全體成員 ，通知頻道內(nèi)的所有成員。

4、創(chuàng)建消息。來賓可創(chuàng)建消息。

角色三：成員

成員權(quán)限除了擁有來賓的管理消息的功能外，還多了管理頻道和整合與自定義的權(quán)限。

1、管理公共/專用頻道

• 創(chuàng)建頻道。成員可創(chuàng)建新的公共/專用頻道。

• 管理頻道設(shè)定。成員可更新公共/專用頻道名、標題和用途。

• 管理頻道成員。可添加與移除公共/專用頻道成員。

• 歸檔頻道。歸檔公共/專用頻道。

2、管理消息

• 與來賓的管理消息權(quán)限一致

3、整合與自定義表情符

• 創(chuàng)建自定義表情符 允許創(chuàng)建自定義表情。

• 刪除自己的自定義表情符 允許用戶刪除自己創(chuàng)建的自定義表情符。

角色四：頻道管理員

頻道管理員與成員的權(quán)限一致。 

角色五：工作空間管理員

除了擁有成員權(quán)限的功能外，還多了以下幾點權(quán)限：

1、工作空間管理權(quán)限，可添加工作空間成員。

2、可將公共頻道轉(zhuǎn)為專用頻道。

3、可刪除該工作空間其他用戶的消息。

4、對webhooks進行管理。可創(chuàng)建、編輯以及刪除傳入/傳出的webhooks。

角色六：系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員的權(quán)限，除了擁有空間管理員的所有權(quán)限外，還可以邀請來賓到頻道里協(xié)同工作；編輯其他成員的消息以及刪除其他用戶的自定義表情符。除此之外，關(guān)于系統(tǒng)的配置、成員的權(quán)限設(shè)置以及集成外部應(yīng)用等，都歸為系統(tǒng)管理員管理。 

四、頻道管理

頻道是 J2L3x 中組織溝通的核心。您可以創(chuàng)建公共頻道、專用頻道，也可直接發(fā)起私信，以適應(yīng)不同的溝通需求。頻道管理員可以管理頻道成員和設(shè)置頻道權(quán)限。

1、頻道介紹
頻道用于組織內(nèi)不同主題的對話。頻道列表位于 J2L3x 的左側(cè)邊欄。頻道分為三種類型：公共頻道、專用頻道和私信。

（1）公共頻道

公共頻道對工作空間中的每個人開放，用打開的鎖圖標標識。新團隊成員在注冊時會自動添加到這兩個公共頻道中：大廳和閑聊。

（2）專用頻道

專用頻道適用于敏感話題，僅對選定的成員可見，用鎖定圖標標識。專用頻道的成員都可以添加其他成員。頻道成員可以隨時選擇離開，專用頻道的成員可以從頻道中移除其他成員。

（3）私信和討論組

私信用于兩個人之間的對話。討論組是在三個或更多人之間臨時討論的私信（最多七個人）。兩者都只對相關(guān)人員可見。 
2、創(chuàng)建頻道步驟

步驟1：登錄并打開 J2L3x 應(yīng)用

首先，確保你已經(jīng)登錄到你的 J2L3x 賬戶，并打開了 J2L3x 應(yīng)用程序。

步驟2：訪問頻道列表

在 J2L3x 的主界面上，找到并點擊左側(cè)導航欄中的頻道列表按鈕。

步驟3：創(chuàng)建新頻道

點擊頻道列表頂部的“+”號或“創(chuàng)建新頻道”按鈕。

步驟4：選擇頻道類型

你可以選擇創(chuàng)建一個公開頻道或?qū)Ｓ妙l道。公開頻道對所有團隊成員可見，而專用頻道則需要邀請才能加入。

步驟5：輸入頻道信息

為頻道命名，并提供一個簡短的描述，以幫助團隊成員了解頻道的目的。

步驟6：邀請成員

創(chuàng)建頻道后，你可以開始邀請團隊成員加入。點擊頻道成員管理，然后輸入成員的聯(lián)系方式，生成邀請碼，發(fā)給成員按步驟注冊登陸。          

五、集成第三方應(yīng)用

J2L3x 支持與多種第三方應(yīng)用集成，以擴展功能和提高工作效率。您可以根據(jù)團隊的需求配置和集成這些應(yīng)用，以實現(xiàn)工作流程自動化和數(shù)據(jù)同步。
1、傳入 Webhook – 允許外部集成系統(tǒng)發(fā)送消息到指定頻道，

2、傳出 Webhook – 響應(yīng)信息，向外部集成系統(tǒng)傳出消息。

3、機器人 - 使用機器人以插件和 API 方式與 J2L3x 整合。

4、斜杠命令 - 使用戶能夠觸發(fā)自定義操作。

目前開放程度有限。若需要集成，系統(tǒng)管理員需要和 J2L3x 技術(shù)人員配合完成。

六、開通插件應(yīng)用

J2L3x 目前的插件主要有“訂餐”、“活動報名”、“客服”、“投票”、“薪資助手”、“蟻答”、“考勤助手”、“臟話 / 敏感詞過濾器”、“人資助理”。插件默認是不安裝的，需要系統(tǒng)管理員到應(yīng)用市場上去安裝插件。

1、“訂餐”插件

訂餐插件主要用于收集員工訂餐的需求，包括三餐、加班餐、下午茶等。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，將在如下圖的位置展示。

2、“活動報名”插件

活動報名插件主要用于收集活動報名的人數(shù)。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，將在如下圖的位置展示。

3、“客服”插件

用于與外部客戶聊天的工具，會話的內(nèi)容將實時發(fā)送到 J2L3x 的頻道里，頻道的成員都可以第一時間看到客服與客戶之間溝通的內(nèi)容。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，需要做如下操作才能使用。相關(guān)文章：本地化聊天軟件 Chatwoot 與J2L3x 集成最佳實踐

4、“投票”插件

投票插件主要用于發(fā)起投票方案，讓成員進行投票并進行收集。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，將在如下圖的位置展示。

5、“薪資助手”插件

薪資助手插件主要用于財務(wù)部發(fā)送成員工資條時使用。系統(tǒng)管理員或授權(quán)給相關(guān)人員設(shè)置好后，每月發(fā)工資時，可同時在私信里一一發(fā)送給成員工資條。設(shè)置好后，進入私信即可看到。

6、“蟻答”插件

基于 J2L3x  的 Ai 聊天機器人，接受用戶的指令并相應(yīng)地回答、執(zhí)行操作。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，在私信中即可搜索的到。

7、“考勤助手”插件

考勤助手插件主要用于幫助企業(yè)管理員工的工作時間和出勤情況，以便更好地管理企業(yè)的人力資源和工資成本。它可以自動計算員工的出勤或缺勤時間、加班時間、請假時間等，提高考勤效率，減少人工差錯。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，需要做相關(guān)操作才能使用。

8、“臟話 / 敏感詞過濾器”插件

臟話 / 敏感詞過濾器插件主要是用來過濾敏感詞，系統(tǒng)管理員在后臺設(shè)置好后，員工觸發(fā)敏感詞將以“**”號的形式展示。

9、“人資助理”插件

人資助理插件是一個 J2L3x 的員工管理插件，J2L3x 的企業(yè)客戶可以用該插件來管理企業(yè)的員工信息。一些企業(yè)辦公自動化插件，會依賴員工管理插件來訪問企業(yè)員工信息。該插件是企業(yè)辦公自動化的基礎(chǔ)。系統(tǒng)管理員在后臺開啟后，需要做如下操作才能使用。
七、編輯和刪除消息
系統(tǒng)管理員可編輯和刪除任何成員發(fā)送到頻道里的消息。步驟如下：

1、登錄 J2L3x：

打開 J2L3x 應(yīng)用并登錄您的賬號。

2、查找消息：

在 J2L3x 中，找到您想要管理或刪除的特定消息。您可以通過搜索功能快速定位到相關(guān)的消息記錄。

3、編輯或刪除消息：

（1）將鼠標懸停在您想要編輯或刪除的消息上。

（2）點擊消息右側(cè)的三個豎點菜單圖標，這將打開一個包含“編輯消息”和“刪除消息”選項的菜單。

（3）如果您想要修改消息內(nèi)容，選擇“編輯消息”。您可以修改消息文本、附加文件或更改消息發(fā)送頻道。編輯后的消息將作為新的消息顯示。

（4）如果您想要刪除消息，選擇“刪除消息”。這將刪除該消息并在聊天歷史記錄中隱藏它。如果選擇刪除消息，會彈出一個確認框，請單擊“刪除消息”按鈕以確認您要刪除該消息。

4、確認刪除：

請注意，一旦刪除消息，將無法恢復它。因此，在刪除之前請確保這是您想要的操作。

5、管理空間：

定期清理不再需要的消息，可以幫助您管理聊天空間，使聊天記錄更加清晰、易讀。

6、保護隱私：

如果您發(fā)送的消息中包含敏感信息或個人隱私，及時刪除這些消息可以避免信息泄露。

7、防止誤解：

如果發(fā)送的消息可能被誤解或不當，刪除這些消息可以消除潛在的問題。

8、無時間限制：

J2L3x 提供的消息編輯和刪除功能沒有時間限制，無論多久以前的消息都可進行編輯和刪除。用戶可以對自己發(fā)送的消息進行編輯和刪除，系統(tǒng)管理員可以對所有人的消息進行編輯和刪除。

9、雙方設(shè)備同步：

編輯和刪除的消息會在雙方的設(shè)備中改變或刪除，且不可恢復。因此，在使用這兩個功能時需要格外注意。

通過以上步驟，您可以有效地管理和刪除 J2L3x 上的聊天記錄，確保溝通的高效和信息的安全。 

七、修改頻道或團隊的名稱
如果你是 J2L3x 中的系統(tǒng)管理員或工作空間管理員，你可能會發(fā)現(xiàn)有時需要修改它的名稱。這可能是因為名稱不再準確反映其功能，或者只是因為你想給它換個更好記的名字。無論原因是什么，下面是一個簡單的步驟來幫助你輕松地修改頻道或團隊名稱。

1、打開 J2L3x

首先，打開 J2L3x 并登錄你的帳戶。如果你是這個團隊的系統(tǒng)管理員或工作空間管理員，鼠標點擊需要修改的頻道。

2、重命名頻道名

其次，進入頻道后，點擊頻道名稱，選擇“重命名頻道”；

3、修改名稱

點擊名稱設(shè)置，然后在輸入框中輸入新的頻道或團隊名稱。確保名稱準確反映了頻道或團隊的功能，并且易于記憶和識別。一旦你輸入了新名稱，點擊“保存”按鈕。

4、驗證名稱

一旦點擊保存后，J2L3x 會自動驗證你新的名稱是否可用。如果存在任何沖突或名稱已被使用，J2L3x 會提示你更改。如果沒有沖突，你的新名稱將立即應(yīng)用并顯示在你的頻道或團隊中。

八、修改 J2L3x 每個工作空間最多頻道數(shù)？

J2L3x 的每個工作空間最多頻道數(shù)默認是創(chuàng)建2000個頻道。如果您需要更多的頻道，主要有兩種辦法：

方法一：

可以考慮整理和清理不再需要的頻道，以釋放空間創(chuàng)建新的頻道。

方法二：如果您需要更多的頻道數(shù)限制，步驟如下：

1、登錄到您的 J2L3x 系統(tǒng)管理員賬號；

2、進入到“系統(tǒng)控制臺”；

3、在“站點配置”處點擊“成員和工作空間”；

4、在“成員和工作空間”頁面上，您可以查看當前的工作空間最多頻道書，并進行相應(yīng)的修改。

若要增加頻道數(shù)量，您可以在“每個工作空間最多頻道數(shù)”輸入大于當前的數(shù)目；

若要減少頻道數(shù)量，您可以在“每個工作空間最多頻道數(shù)”輸入小于當前的數(shù)目。

備注：每個工作空間最多頻道數(shù)，包括活動的和已歸檔的頻道。

請注意，J2L3x 工作空間的頻道數(shù)量可能受到您的版本的限制。如果您需要增加更多用戶，請考慮升級您的版本。 

九、刪除工作空間的團隊成員
在工作空間中，團隊成員的合作是非常重要的。然而，有時候可能會出現(xiàn)一些情況，需要刪除某個團隊成員。無論是因為該成員不再參與項目，或者因為其他原因，刪除團隊成員是一個必要的步驟。下面將介紹如何刪除工作空間的團隊成員。

首先，要刪除團隊成員，您需要有管理員權(quán)限。只有管理員才能對團隊成員進行管理操作。在工作空間的設(shè)置中，找到“成員管理”或“團隊成員”選項。在這個選項中，您可以看到所有的團隊成員列表。找到您要刪除的成員，并點擊“刪除”按鈕。具體步驟如下：

步驟1:管理員（系統(tǒng)管理員/工作空間管理員）登錄 J2L3x 賬號；

步驟2:進入對應(yīng)的工作空間，點擊工作空間名稱，選擇“成員管理”；

步驟3:選定需要刪除的成員，點擊右側(cè)，在下拉框中選擇“從工作空間中移出”。

需要注意的是：在點擊刪除按鈕之前，您需要確認是否要刪除該成員。系統(tǒng)會提示您確認刪除操作，以確保您不會誤刪團隊成員。確認后，該成員將被從團隊中移除。 

另外，您也可以選擇將該成員的權(quán)限改為“來賓”權(quán)限。這樣，該成員雖然不能再參與項目，但仍然可以查看項目的內(nèi)容。 

在刪除團隊成員之后，您還可以選擇重新邀請其他成員加入團隊。在團隊設(shè)置中，找到“邀請成員”選項，輸入新成員的手機號碼，并發(fā)送邀請。新成員收到邀請后，點擊鏈接即可加入團隊。具體操作步驟如下：

（1）點擊“+”在下拉框，點擊“邀請成員”；（2）成員的聯(lián)系方式復制進去點擊邀請；（3）將彈出的服務(wù)器網(wǎng)址和邀請碼發(fā)給成員，成員注冊登錄即可。